最近はじめた新習慣: メールの受信箱を空っぽにする

Posted by localpocky on 10.2012 ライフハック   0 comments   0 trackback
Tag :GTD





120910 01 Mailbox


習慣というのは、無意識にやっていることだったりします。
意外に自分では気がつかなかったりしますよね。

この記事を読んで、「そう言えば、最近これ習慣になってるなー」と気がついたので、シェアします。

メール効率化講座(6)インボックスゼロのすすめ - アシタノレシピ

「インボックス・ゼロ」(Inbox Zero)。
メールの受信箱を常に空っぽにする、という習慣です。

…と言っても、私の場合、本当に空っぽになることはほとんどないのですが…。
それでも、自宅・会社ともに、常に 10 通以下の状態を保っています。


受信箱に残す・残さないの基準


受信したメールは、ざっくりと次の3種類に分けられると思います。

(1) 自分が何らかの「行動」を起こす必要のあるメール(「返信する」など)
(2) 行動を起こす必要はないけど、「資料」として取っておきたいメール
(3) もう二度と読み返すことはない「用済み」のメール

このうち、受信箱には (1) の「行動」を起こす必要のあるメールだけを残します
その他の (2) と (3) のメールは、どんどんフォルダに振り分けてしまいます。
(1) の「行動」のメールも、実際に行動を起こしたら、フォルダに振り分けます。

こうすると、受信箱が一種の「タスクリスト」となり、やるべきことだけが残ります。
やることをどんどんこなしていけば、受信箱が空っぽになるというわけです。
受信箱の中が少ないと、気持ちがすっきりしますよ!


「資料」として取っておきたいメールの取り扱い方


受信箱から追い出すのをためらってしまいがちなのが、(2) の「資料」として取っておきたいメールです。
「いつか必要になるかもしれない」から「常に見えるところに置いておきたい」という心理がはたらいて、受信箱に置いたままにしてしまいがちです。

ただ、「行動」のメールは行動を起こしたら「用済み」になるのに対して、「資料」のメールはいつまで経っても「資料」として残ってしまうという性質を持っています。
ですので、受信箱に残したままにしておくと、大多数の「資料」の中に、重要な「行動」のメールが埋もれてしまいやすくなります。

この点から、「行動」と「資料」は分けて管理した方が都合がいいんです。

私の場合は、「いつか必要になるかもしれない」と思った「資料」のメールでも、実際にあとから必要になって読み返したことのあるメールは、ごくわずかだということに気がつきました。

であれば、フォルダに振り分けてしまっても、メールソフトの検索機能を使えば後から十分に見つけ出すことができると思ったんです。
どうしても重要そうなメールには、メールソフトの機能でフラグを付けたり色を付けたりしてからフォルダに振り分ければ、検索したときに見つけやすくすることもできます。

このやり方で、メールが行方不明になって困ったことは、今のところまだ一度もありません。


「メールの受信箱を空っぽにする」まとめ


・メールを「行動」「資料」「用済み」の3種類に分ける。
・受信箱に残すのは「行動」のメールのみで、その他はフォルダに振り分ける。

よかったら、試してみてください!


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